Artikel 1: Vaststelling

Het Huishoudelijk Reglement (HR) van de Nederlandse Historische Rally Federatie (NHRF) is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering (ALV) op 19 maart 2014.

Artikel 2: Relatie tot statuten

Dit HR beoogt een nadere uitwerking te geven van de statuten. Bij onverhoopte strijd met de bepalingen in de statuten, prevaleren de statutaire bepalingen.

Artikel 3: Lidmaatschap aanvraag

1. Potentiële leden dienen zich aan te melden bij het bestuur. Bij de schriftelijke aanmelding dient een uittreksel handelsregister van de rechtspersoon te worden overgelegd van maximaal 4 weken oud alsmede bewijs van een ten name van het lid staande bankrekening.

2. Het bestuur beslist over de toelating van een potentieel lid. Zo is het ter beoordeling van het bestuur of een lid, dat wenst toe te treden, de vereiste hoedanigheid bezit en/of er – zulks ter beoordeling van het bestuur – redenen zijn die zich verzetten tegen het honoreren van het verzoek tot lidmaatschap.

3. Tegen een weigering tot toelating kan het betreffende potentiële lid beroep aantekenen bij de ALV. Dit beroep dient binnen 2 weken na de datum van verzending van de schriftelijke kennisgeving van het bestuur houdende de afwijzing van het verzoek tot toelating als lid te zijn ingediend bij het bestuur. Het beroep zal worden behandeld tijdens de eerstvolgende ALV. Het potentiële lid krijgt de gelegenheid tijdens de vergadering zijn argumenten toe te lichten. Het potentiële lid heeft geen toegang tijdens de behandeling van de overige agendapunten van de ALV waaronder begrepen de stemming over het lidmaatschap van het potentiële lid. Het bestuur is bevoegd het potentiële lid wel toe te laten tijdens andere agenda onderwerpen dan het toelichten van het beroep door het lid en kan daar voorwaarden aan verbinden.

4. Het lidmaatschap gaat in zodra het bestuur een verzoek om toelating honoreert danwel – indien een potentieel lid beroep instelt tegen een weigering van het bestuur hem als lid toe te laten – zodra de ALV besluit het lid toe te laten. Een besluit door de ALV als voornoemd dient door tenminste 65% van de aanwezige stemmen te worden gesteund. Blanco stemmen gelden als niet te zijn uitgebracht.

Artikel 4: Rechten en plichten van leden

1. Een lid heeft het recht:
a. Zijn stem uit te brengen in de ALV. Ieder lid heeft één stem.
b. Gebruik te maken van het NHRF logo.
c. Gebruik te maken van de diensten en faciliteiten die de NHRF biedt.
d. Gebruik te maken van het Standaard Reglement van de NHRF.

2. Een lid is verplicht:
a. de Statuten, reglementen en besluiten van het bestuur en de ALV van de NHRF na te leven.
b. tijdig te doen aan de verplichting tot betaling van periodieke en andere verschuldigde bedragen aan de NHRF;
c. gebruik te maken van collectief aan de leden van de NHRF aangeboden faciliteiten zoals een collectief verzekeringspakket;
d. zich te onthouden van handelingen die schadelijk zouden kunnen zijn voor de belangen van de NHRF danwel de historische rallysport in het algemeen.

e. zich te onthouden van het maken van afspraken of overeenkomsten, waarvan de strekking strijdig is met de reglementen, statuten en/of overeenkomsten die de NHRF (ten behoeve van haar leden) heeft gesloten;
f. te zorgen dat zijn Statuten en reglementen geen bepalingen bevatten, welke strijdig zijn met de Statuten en reglementen van de NHRF;
g. tijdig de persoonsgegevens en voertuiggegevens van deelnemers aan door het lid georganiseerde evenementen door te geven aan de NHRF t.b.v. o.a. de dekking onder verzekeringen die via de NHRF worden gesloten.

Artikel 5: Het bestuur

1. Het bestuur van de NHRF zal zijn samengesteld conform de Statuten. De voorzitter wordt door de ALV benoemd. Het bestuur kent tenminste 3 en ten hoogste 5 leden.
2. De overige bestuursleden worden als bestuurslid gekozen en verdelen zelf de taken.
3. Het Dagelijks Bestuur bestaat tenminste uit drie personen, waaronder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur kan een vicevoorzitter aanwijzen.
4. Alle correspondentie met het bestuur wordt gericht aan het secretariaat.

Artikel 6: De voorzitter

1. De voorzitter heeft de algemene leiding en draagt zorg dat het bestuur haar taken correct vervult.
2. De voorzitter treedt op als officiële vertegenwoordiger van de NHRF, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
3. De voorzitter leidt de bestuursvergadering en de ALV en stelt daarin de orde van de vergadering vast. De voorzitter heeft het recht de beraadslagingen over een bepaald onderwerp te beëindigen indien hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht doch is verplicht deze weer aan te vangen, indien onmiddellijk daarna tenminste een derde van de aanwezige leden het verlangen daartoe kenbaar maakt.
4. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vicevoorzitter diens functie waar. Bij gebreke van ene vice-voorzitter wordt de vergadering geleid door een bestuurslid, daartoe aangewezen door de aanwezige bestuursleden. De vervanger van de voorzitter treedt zolang het waarnemen van het voorzitterschap duurt in alle rechten en plichten van de voorzitter.

Artikel 7: Bestuurstaken

1. Het bestuur houdt zich onder meer bezig met:
a. het vaststellen van de jaarlijkse kalender, die in overleg met alle Leden en op voordracht van de Reglementen- en Kalendercommissie wordt opgesteld.
b. de uitvoering van besluiten, voor zover deze niet aan anderen is opgedragen,
c. de vertegenwoordiging van de NHRF;
d. de zorg voor voorlichting en publiciteit, zowel incidenteel als periodiek en promotie in het algemeen;
e. het beheer der algemene geldmiddelen; waarbij voor niet in de begroting goedgekeurde uitgaven, waarbij transacties binnen een maand met dezelfde wederpartij als één transactie zullen worden aangemerkt, boven € 5.000,- voorafgaande toestemming van de ALV benodigd is;
f. instelling van Commissies en werkgroepen van het bestuur en de benoeming van haar leden;
g. het doen toetsen van de reglementen van de evenementen van leden door de Reglementen- en Kalendercommissie.

Artikel 8: De Reglementen- en Kalendercommissie

1. De NHRF kent een Reglementen- en Kalendercommissie.
2. De leden van de Reglementen- en Kalendercommissie worden door de ALV gekozen.
3. De Reglementen- en Kalendercommissie stelt een eigen reglement op voor de wijze van toetsing van Bijzondere Reglementen van evenementen van leden aan het Standaard Reglement van de NHRF alsmede de geldende termijnen. Dit reglement zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de ALV. Dit reglement zal alsdan deel uitmaken van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 9: De commissie van Bezwaar & Beroep

1. De NHRF kent een Bezwarencommissie.
2. De leden van de Bezwarencommissie worden door het bestuur benoemd. De leden van de Bezwarencommissie zijn geen formele vertegenwoordigers van enig lid van de NHRF. De voorzitter van de Bezwarencommissie zal bij voorkeur een jurist zijn.

3. Bezwarencommissie zal onderzoek doen naar en rapport en advies uitbrengen aan het bestuur inzake bezwaren die deelnemers formeel indienen bij de NHRF tegen de schending van enige bepaling uit het Standaard Reglement van de NHRF door een lid.
4. Een bezwaarmaker dient een bezwarengeld te betalen van € 250,-. Bij niet tijdige betaling binnen 2 weken na een betalingsverzoek van de NHRF aan een bezwaarmaker, zal de bezwaarmaker niet ontvankelijk worden verklaard in zijn bezwaar, tenzij het bestuur het bezwaar alsnog ambtshalve wenst te laten onderzoeken en beoordelen door de Bezwarencommissie.
5. De Bezwarencommissie kan bij haar advies aan het bestuur aangeven welke uitspraak er naar haar mening op de klacht dient te komen. Die uitspraak kan zijn: gegrond, ongegrond of niet-ontvankelijk. Het bestuur zal uiteindelijk beslissen op het bezwaar met inachtneming van het advies van de Bezwarencommissie. Het bestuur dient bij afwijking van het advies van de Bezwarencommissie haar besluit op dat punt te motiveren. Bij de bekendmaking van het besluit van het bestuur wordt het advies van de Bezwarencommissie meegezonden aan het lid.
6. Bij gegrondbevinding van het bezwaar kan door het bestuur een sanctie worden opgelegd aan het lid. Die sancties kunnen zijn:
a. waarschuwing;
b. berisping;
c. voorwaardelijke schorsing voor maximaal 6 maanden;
d. royement.
7. De Bezwaren commissie stelt een eigen reglement op voor de wijze van onderzoek en beoordeling van bezwaren alsmede de geldende termijnen. Dit reglement zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de ALV. Dit reglement zal alsdan deel uitmaken van dit huishoudelijk reglement.
8. Indien het lid het niet eens is met het besluit van het bestuur op het bezwaar,kan het lid binnen 14 dagen na bekendmaking in beroep gaan tegen het besluit op bezwaar bij de ALV. De ALV kan vervolgens een besluit nemen met inachtneming van het in dit huishoudelijk reglement bepaalde, waarbij het beroep van het lid niet kan leiden tot een zwaardere straf dan door het bestuur is opgelegd.

Artikel 10: De ALV

1. De ALV toetst het beleid van het bestuur en de wijze waarop het bestuur financieel beheer heeft gevoerd.
2. De ALV benoemt een kascontrole commissie uit haar midden om de jaarrekening te controleren.
3. De ALV stelt de door het bestuur opgestelde begroting vast. Het bestuur wordt geacht toestemming te hebben gekregen voor de uitgaven die in de begroting staan opgenomen.
4. De ALV stelt de hoogte van de jaarlijkse contributie vast.
5. Het bestuur zal tenminste een maal per jaar een ALV bijeenroepen. De termijn van bijeenroeping bedraagt tenminste 2 weken.
6. Voorstellen voor de agenda van een ALV dienen uiterlijk twee weken voor de datum van de vergadering schriftelijk bij het bestuur te zijn ingediend.

Artikel 11: Stemming

1. Behoudens in gevallen waarvoor de Statuten of het Huishoudelijk Reglement anders bepaalt, worden besluiten genomen met meerderheid van rechtsgeldig uitgebrachte stemmen. Enig quorum is niet vereist zolang alle leden maar tijdig zijn opgeroepen op het door deze leden aangegeven (elektronische) adres.
2. Stemming over zaken geschiedt mondeling, tenzij de voorzitter of de meerderheid van de vergadering een schriftelijke stemming wenselijk acht.
3. Verkiezingen van of over personen geschieden schriftelijk.
4. Bij staken van stemmen beslist de voorzitter. Indien de voorzitter niet de doorslag wenst te geven, dient uiterlijk binnen zes weken een nieuwe ALV te worden uitgeschreven, waarbij ongeacht het aantal aanwezige c.q. vertegenwoordigde stemgerechtigden alsdan met gewone meerderheid zal worden beslist. Bij wederom staken der stemmen zal het voorstel als verworpen worden beschouwd.