Algemene informatie

Het doel van de vereniging Nederlandse Historische Rally Federatie (afgekort als “NHRF”) is gedefinieerd in de Statuten. De NHRF is in 2013 opgericht en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 59434465.  De NHRF kan niet functioneren zonder gegevens van de aangesloten leden en persoonsgegevens van de bestuursleden van haar leden. Het gaat uitsluitend om (persoons-)gegevens die nodig zijn voor bereiken van het doel van de NHRF. Op de NHRF rust de verplichting om deze (persoons-)gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen. In dit Privacy Statement is op hoofdlijnen beschreven wat wij daarvoor doen.

Verzamelen van gegevens

Alle gegevens worden uitsluitend vrijwillig verstrekt door bezoekers van de website en door haar leden. Dit kan plaatsvinden via het inschrijfformulier voor het lidmaatschap, via het algemene contactformulier op de website, in een email of schriftelijk bericht aan het bestuur, de ledenadministrateur of een commissie(lid). De NHRF gebruikt geen persoonsgegevens die zijn verzameld uit andere bronnen. Op de website zijn invulformulieren beschikbaar. De daarin gevraagde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waartoe het formulier dient. Dit doel staat op het formulier vermeld.Bij het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waren al veel gegevens in het bezit van de NHRF. Deze gegevens zijn vrijwillig verstrekt en het doel waarvoor ze worden gebruikt – de activiteiten van de NHRF – is bekend bij de verstrekkers. 

Doel van gegevens

De NHRF kan de gegevens die door een lid worden verstrekt gebruiken voor de volgende doeleinden:

• Het versturen van nieuwsbrieven van de NHRF
• Het verzenden van facturen• Het (incidenteel) versturen van andere berichten of e-mails die betrekking hebben op een individueel lid of kleinere groep van leden
• Het organiseren van evenementen van de NHRF. Tot evenementen worden gerekend ritten, wedstrijden, bijeenkomsten, voorlichtingen, cursussen, opleidingen, beurzen e.d• Het genereren van managementinformatie voor de bestuurlijke werkzaamheden van de NHRF
• Het aanleggen en bijhouden van een historisch archief over de NHRF 

Gegevens verstrekken aan derden

Gegevens die door een lid aan de NHRF zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven. Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel:

• Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken
• NAW bestanden aan de drukker voor het versturen van een gedrukt medium.
• NAW bestanden aan partijen die essentieel zijn voor het kunnen organiseren van evenementen zoals dienstverleners in de horeca, ticketbureaus e.d.
• NAW gegevens aan dienstverleners die worden ingeschakeld ter ondersteuning van het de werkzaamheden van het bestuur en door het bestuur aangestelde functionarissen, zoals een bank, een administratiekantoor of een accountant.

Aanpassing van gegevens

Een lid heeft te allen tijde de mogelijkheid om zelf de verstrekte gegevens te wijzigen. Dit kan door middel van het algemene contactformulier op de website of via een email of een schriftelijk bericht aan het secretariaat. Op andere wijze doorgegeven wijzigingen (b.v. telefonisch, d.m.v. berichtenapps, via social media) zullen niet worden verwerkt. Via het algemene contactformulier op de website of een schriftelijk verzoek aan de secretaris heeft een lid te allen tijde de mogelijkheid de opgeslagen gegevens op te vragen.

Bewaren en verwijderen van gegevens

De NHRF beheert een historisch archief met gegevens over de NHRF, haar activiteiten. Dit archief is bedoeld voor het vastleggen van de geschiedenis van de NHRF. In beginsel worden deze gegevens voor onbeperkte tijd bewaard.Desgevraagd kan een lid door middel van het algemene contactformulier op de website of via een email of een schriftelijk bericht aan de secretaris verzoeken om gegevens te verwijderen. De NHRF zal dit in een redelijke termijn en naar vermogen doen. Een verzoek tot het verwijderen van alle gegevens betekent dat de vereniging haar taken niet meer kan uitvoeren. Indien een dergelijk verzoek plaats vindt, dan zal het lidmaatschap, rekening houdend met de overeengekomen opzegtermijn, worden beëindigd bij de eerstvolgende vervaldatum. De NHRF garandeert dat de gegevens uit de ledenadministratie en het historische archief worden verwijderd. De ledenlijsten en andere overzichten met gegevens die in het verleden zijn gepubliceerd en verspreid, m.n. in hardcopy, vallen buiten de invloedssfeer van de NHRF.

Beheer website

Deze website staat onder beheer van de NHRF. De website maakt geen gebruik van (functionele) cookies.

Beveiliging

De gegevens die een lid aan de NHRF heeft verstrekt, worden in een fysiek en digitaal beveiligde omgeving opgeslagen (de ledenadministratie). Deze gegevens worden zowel in digitale vorm als in hardcopy opgeslagen. De gegevens die uit de ledenadministratie worden verzamelt voor de hierboven genoemde doeleinden worden met de grootste zorgvuldigheid gebruikt.  Als de gegevens digitaal worden verwerkt op ICT-apparatuur dan is deze met gangbare en up-to-date anti-virus software beveiligd. Gegevens op papier worden eveneens op een veilige manier opgeslagen en gebruikt. De uit de ledenadministratie verstrekte gegevens bevatten vertrouwelijke gegevens en worden vernietigd zodra deze geen waarde meer hebben voor het gebruiksdoel.

Datalekken

Bij het opslaan en verwerken van gegevens kan het ondanks de betrachte zorgvuldigheid voorkomen dat gegevens verloren gaan of in handen komen van anderen. Een dergelijk datalek kan niet volledig worden uitgesloten. Als een datalek wordt vermoed of vastgesteld zal het bestuur (c.q. de secretaris) direct worden geïnformeerd. Daarbij zal het bestuur direct een onderzoek starten om de impact van het datalek te kunnen bepalen en worden passende maatregelen getroffen om schadelijke gevolgen te beperken. In voorkomend geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens worden geïnformeerd.
VragenBezoekers van deze website en leden kunnen met vragen over ons Privacy Statement terecht bij de NHRF door gebruik te maken van het op de site beschikbare algemene contactformulier of door een schriftelijke vraag aan de secretaris.

Wijzigingen

Het Privacy Statement is beschikbaar op de website en kan desgevraagd in hard-copy worden verstrekt aan leden. De NHRF is gerechtigd de inhoud van het Privacy Statement te wijzigen. De wijzigingen zullen in de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering worden geaccordeerd en vervolgens worden gepubliceerd op de website.